Putkiremontin kilpailutus on yksi koko remonttiprosessin tärkeimmistä vaiheista. Oikein toteutettuna se varmistaa laadukkaan lopputuloksen, sopivat kustannukset ja sujuvan yhteistyön urakoitsijan kanssa. Erityisesti pienissä taloyhtiöissä on tärkeää tehdä kilpailutus huolellisesti, sillä yksikin virhe voi tulla kalliiksi.
Tässä artikkelissa käymme läpi, miten kilpailutus kannattaa toteuttaa, mitä sudenkuoppia kannattaa välttää ja miten pienikin taloyhtiö voi onnistua hankkeessa.
Suunnittelu ensin, kilpailutus vasta sitten
Kilpailutus ei koskaan ala tarjouspyyntöjen lähettämisellä. Ensin tarvitaan hyvä suunnitelma: mitä ollaan tekemässä, missä laajuudessa ja millä aikataululla. Suunnitteluvaiheessa tehdään usein hankesuunnitelma, jonka pohjalta urakoitsijoilta pyydetään tarjouksia. Ilman tätä pohjaa tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia.
Ilman selkeää suunnitelmaa tarjoukset voivat vaihdella laajuudeltaan ja sisällöltään sellaisiksi, että niitä ei voi suoraan verrata.
Tärkeää on myös päättää, mitä kilpailutetaan: pelkkä urakka vai myös suunnittelu ja valvonta? Joissain tapauksissa suunnittelu ja urakointi hankitaan samalta taholta (ns. kokonaisurakka), toisinaan taas erikseen.
Urakkamuodon valinta
Kilpailutuksen suunnittelussa urakkamuotoihin kannattaa perehtyä ja niiden valintaan kiinnittää huomiota. Oikealla toteutusmuodolla on vaikutusta aikatauluun, hinnoitteluun läpinäkyvyyteen ja vastuihin.
Urakkamuotoa ei kannata valita sillä perusteella, miten aina ennenkin on toimittu, vaan ajatusta on syytä haastaa. Valitun urakkamuodon pitää palvella taloyhtiön ja sen asukkaiden etua sopivimmalla tavalla.
Vakiintuneet toimintatavat eivät aina palvele taloyhtiöitä. Esimerkiksi rakennusurakoitsijan käynnistämä kilpailutus ei aina ole tehokkain vaihtoehto. LVI-urakoitsija voi hyvin olla projektin pääurakoitsija, sillä hänen osuutensa urakasta voi olla jopa 90 %.
KVR eli kokonaisvastuurakentaminen on urakkamuotona varteenotettava vaihtoehto myös taloyhtiöiden LVI-puolen remonteissa. KVR-malli suoraviivaistaa hankesuunnittelun vaihetta ja vastuuttaa urakoitsijaa laatimaan järkevän ja kustannustehokkaimman ratkaisun yhdessä LVI-suunnittelijan kanssa.
Urakan hintaan voi vaikuttaa
Rahoituksen hankintaa voidaan aikaistaa, kun urakan hinta käy ilmi on hankesuunnittelun vaiheessa. Perinteisessä urakkamallissa konsultti tai rakennusliike hankkii kohteeseen aliurakoitsijoiden hinnat, eli todellinen hinta selviää vasta, kun työtä on jo tehty mahdollisesti kymmenien tuhansien eurojen edestä. Näissä tilanteissa voi käydä niin, ettei taloyhtiöllä enää olekaan varaa hankkeeseen, ja prosessi palaa alkuun.
Taloyhtiölle turvallisempi vaihtoehto on käyttää ulkopuolista asiantuntijaa — esimerkiksi LVI-suunnittelijaa — tarjouspyynnön pohjan laatimiseen ja tarjousvertailun valmisteluun. Näin varmistetaan, että pyynnössä huomioidaan kaikki oleellinen, ja urakoitsijoiden tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
Mitä tarjouspyynnössä tulee olla?
Tarjouspyyntö on dokumentti, joka määrittää urakan sisällön, vaatimukset ja ehdot. Hyvä tarjouspyyntö sisältää ainakin:
- Urakan laajuuden ja teknisen sisällön
- Aikataulutavoitteet
- Laatuvaatimukset ja mahdolliset materiaalivalinnat
- Tiedot työmaan olosuhteista (esim. onko talo asuttu)
- Sopimusmallin (esim. YSE 1998)
- Arvioidun budjetin tai kustannusraamin
- Tarjouspyyntöön liitettävät asiakirjat ja mahdolliset suunnitelmat
- Pyyntö toimittaa tuoreet otteet verovelka ja vastuuvakuutusdokumenteista
Pienissä taloyhtiöissä tarjouspyynnön voi laatia ulkopuolinen asiantuntija, kuten projektipäällikkö tai lvi-suunnittelutoimisto.
Kuinka monta tarjousta kannattaa pyytää?
Hyvä nyrkkisääntö on pyytää 3–4 tarjousta. Liian harva tarjous ei anna vertailupohjaa, mutta liian monta voi tehdä prosessista raskaan. Pienissä yhtiöissä kannattaa suosia urakoitsijoita, joilla on kokemusta vastaavan kokoisista kohteista.
Huomioin arvoista on millaiseen urakkamuotoon hankitaan tekijää. On suositeltavaa, että vähintään taloyhtiön hallitus haastattelee toisen kierroksen kandidaatteja sekä pyytää lupaa olla yhteydessä urakoitsijan aiemmin tehtyjen kohteiden yhteyshenkilöihin.
Halvin ei ole aina paras – tärkeämpää on, että urakoitsija sitoutuu hankkeeseen ja ymmärtää pienen taloyhtiön tarpeet.
Vertailu ja päätöksenteko
Tarjousten vertailu ei ole pelkkää hintojen tuijottamista. Olennaista on:
- Mitä tarjous sisältää (ja mitä ei)?
- Onko aikataulu realistinen?
- Miten on varauduttu lisätöihin tai yllätyksiin?
- Millaiset maksuehdot on esitetty?
- Sisältyykö työn valvonta?
Tarjousten erittely kannattaa tehdä taulukkomuotoon, jotta hallitus ja osakkaat näkevät selkeästi, mistä kokonaiskustannus muodostuu. Päätös voidaan tehdä yhtiökokouksessa, kun hallitus on tehnyt esityksen parhaan tarjouksen perusteella.
Apua kilpailutukseen?
Pienessä taloyhtiössä hallituksen ei tarvitse osata kaikkea itse. Kilpailutukseen kannattaa käyttää asiantuntijaa, joka tuntee alan käytännöt ja osaa lukea tarjouksia kriittisesti. Ammattitaitoinen kumppani auttaa tekemään perustellun ja turvallisen päätöksen, joka kantaa pitkälle tulevaisuuteen.
Ota yhteyttä ja varaa maksuton esiselvitys.
Palvelumme kattaa koko Suomen!
